Nota del redattore: questo blog è stato scritto dal presidente e CEO di Ultradent Dirk Jeffs come parte di una serie di contributi.

Trovandomi seduto proprio accanto a Peter Schutz, ex Presidente e CEO di Porsche, ero particolarmente attratto dalla sua presenza. Il fondatore di Ultradent, il Dr. Dan Fischer, aveva recentemente partecipato, con un gruppo di colleghi CEO, ad una conferenza in cui Peter ha parlato della sua ormai famosa filosofia "essere un personaggio, insegnare abilità". Conoscendo Dan, non è stato difficile immaginarlo mentre saluta Peter con una vigorosa stretta di mano e lo invita immediatamente a visitare il nostro quartier generale nello Utah. 

Inoltre, conoscendo il fascino di Dan, immagino che Peter fosse stato da subito d'accordo. Alcuni dei leader di Ultradent erano disposti attorno a un tavolo nella sala conferenze Wasatch, entusiasti e desiderosi di imparare da questo famoso leader aziendale che aveva trasformato un marchio iconico.

Ma io ero ansioso.

Il tempo andava avanti e l’orologio stava per segnare l’ora di inizio della riunione. Ecco che un uomo brillante e importante, che aveva volato per una grande distanza per volere del nostro fondatore, era arrivato nel nostro quartier generale. Alcuni membri del nostro staff non erano arrivati in tempo. Peter, notando le poche sedie vuote, ha avviato la discussione della giornata lodando la virtù della puntualità. Mentre controllavo l'orologio per la cinquantesima volta in cinque minuti, l'ultimo dei ritardatari entrò, dando spiegazioni che si affievolirono sotto il peso dello sguardo d'acciaio di Peter. Anche quelli di noi che erano arrivati in tempo erano piuttosto agitati.

I leader che fanno aspettare i propri dipendenti possono essere visti
come irrispettosi o offensivi, nonostante lo status elevato.

Avendo trascorso così tanto tempo della sua carriera in Germania, Peter potrebbe essere stato influenzato dal “pünktlich”, il concetto tedesco di puntualità. Lì, le persone arrivano con 5-10 minuti di anticipo in modo che la riunione possa iniziare all’ora prestabilita. Secondo uno studio di Geert Hofstede sulle culture moderne di ogni nazione, i tedeschi indipendentemente dal ruolo che ricoprono o dallo status sociale, si aspettano di essere trattati alla pari. I leader che fanno aspettare i propri dipendenti possono essere visti come irrispettosi o offensivi, nonostante il loro standing. Un famoso esempio di dedizione tedesca alla puntualità, è stato riportato alcuni anni fa quando Vladimir Putin ha fatto visita alla cancelliera tedesca Angela Merkel. Lui era in ritardo e lei ha annullato la riunione.

Io credo di avere il DNA tedesco.

Anche se non ho mai vissuto in Germania, sono stato cresciuto da mio padre, un dirigente scolastico dal viso severo e dal cuore tenero. Nella sua professione, la puntualità era fondamentale per prevenire il caos. Un insegnante che si presentasse in ritardo costituirebbe un peso per il resto del personale, oltre a essere un terribile esempio per i bambini. Gli studenti ritardatari interrompono le lezioni e il routine quotidiano. Per far funzionare il sistema come un orologio, bisogna seguire l'orologio. Mio padre ci ha insegnato che la puntualità è importante, è una caratteristica che definisce chi siamo, e noi non volevamo deluderlo, mai.

Per far funzionare il sistema come un orologio, bisogna seguire l'orologio.

Ci sono due risorse importanti a disposizione delle persone: denaro e tempo. Purtroppo, spesso sembra che quando ne abbiamo uno, non abbiamo l'altro (e quando non abbiamo nessuno dei due, siamo nel posto peggiore). Dei due, il tempo mi sembra più prezioso. Non possiamo guadagnare più granelli di sabbia nelle nostre clessidre personali; una volta dato o preso, il nostro tempo non può essere sostituito. Quando chiedo a qualcuno di dedicarmi il suo tempo, lo prendo sul serio. Allo stesso modo, quando dedico il mio tempo, valuto se è un investimento saggio. A mio avviso, le persone che sono costantemente in ritardo derubano gli altri di una risorsa limitata. È irrispettoso e triste.

Quando chiedo a qualcuno di dedicarmi il suo tempo, lo prendo sul serio.

Ho imparato che il mio modo di interagire con il tempo, può essere definito "tempo monocronico". Questa modalità implica che il tempo sia considerato lineare, la produttività fondamentale e la pianificazione come la chiave. Forse sono dogmatico su questo argomento e anche un po' spietato, specialmente quando si tratta di leader.

Il tempo è l'unica risorsa che non può essere sostituita

Un’altra visione del tempo è definita "policronismo". Questa visione enfatizza le relazioni personali, il multitasking e l'accettazione di eventi spontanei. L'America Latina è culturalmente policronica, vede il tempo come flessibile e lascia spazio all'imprevedibilità. Durante i miei viaggi in America Latina, sono stato spesso il primo ad arrivare a un evento, a volte aspettando più di un'ora dopo l'orario dell’evento stesso. Per tutti questo non rappresentava un problema, ma io non sono ancora riuscito ad allinearmi con il loro tempo e non so se ci riuscirò mai.

C'è un modo per monocronici e policronici di lavorare insieme nel rispetto reciproco?

In quanto azienda globale, noi di Ultradent collaboriamo con persone che vedono il tempo in entrambi i modi. Le persone come me si sentiranno sempre frustrate quando i colleghi sono in ritardo. Le persone che tendono al policronismo si sentiranno spesso offese dall'insistenza sulla puntualità.

Dirk Jeffs, President & CEO of Ultradent Products, Inc.

C'è un modo per monocronici e policronici di lavorare insieme nel rispetto reciproco? Ecco i miei suggerimenti:

Rallenta

Quando una giornata monocronica prevede differenti riunioni, ogni incontro potrebbe potenzialmente essere interrotto durante un punto cruciale della conversazione. Quando un policronico tenta di riempire ogni minuto della sua giornata con il multitasking, sarà spesso in ritardo per ogni riunione in programma, offendendo così il monocronico. Pianifica il tempo di tra gli impegni. Resisti alla tentazione di iniziare un'altra attività durante il tempo rimanente tra un’attività e l’altra. Nel lasso di tempo fra un incontro e l’altro rilegge gli appunti della riunione precedente e prendi annotazioni sui punti salienti che dovrai affrontare nel prossimo incontro.

Viaggia come I tuoi nonni

Hai mai notato che le persone anziane hanno la tendenza ad arrivare presto ad un appuntamento? Questo può servire sia ai monocronici, che vogliono evitare stress eccessivo, sia ai policronici, che bramano il tempo per connettersi con altre persone. Aggiungi tempo al programma, più di quanto pensi di aver bisogno, e sarai meno influenzato dal traffico, dal parcheggio o dal perderti per strada. Se arrivi in anticipo, puoi iniziare una conversazione, chiamare una persona cara, leggere un libro, lavorare su un progetto o meditare.

Affidati ad un alleato

Per un policronico, può essere molto scomodo terminare una conversazione anche quando il tempo della riunione è terminato. Trova un alleato che possa bussare alla porta del tuo ufficio esattamente quando parte la prossima riunione, e riprendi la conversazione in corso in un secondo momento. D'altra parte, un monocronico potrebbe essere distratto da una conversazione che sta andando inaspettatamente a lungo, impedendogli di prestare attenzione all’ora di inizio del prossimo impegno. Trova un alleato che possa apportare modifiche al programma o scusarsi per tuo conto, se necessario. Ancora meglio, trova un alleato che possa sostituirti nella prossima riunione, se è possibile.

Naturalmente, ci saranno circostanze inaspettate. È la vita. E, naturalmente, anche un fedele monocronico come me, a volte arriverà in ritardo. Fai della puntualità la regola e del ritardo l'eccezione. Chiedi scusa sinceramente quando sei in ritardo e offri una spiegazione rispettosa. Ricorda che il tempo è una risorsa preziosa, indipendentemente dal tuo rapporto con esso. Se sei cronicamente in ritardo senza una buona ragione, smetti di fare ritardo!

Ai miei colleghi monocronici, vi prego di continuare ad essere il più possibile puntuali per migliorare la vostra efficienza, ma cercate di non prenderla sul personale se i vostri colleghi occasionalmente non rispettano lo standard. Dopotutto, anche la Deutsche Bahn tedesca arriva di tanto in tanto in ritardo.

* Porsche e Deutsche Bahn sono marchi di terzi. Ultradent non è affiliato o sponsorizzato dai proprietari di questi marchi.